В сегодняшних Excel файлах дубликаты встречаются повсеместно. К примеру, когда вы создаете составную таблицу из других таблиц, вы можете обнаружить в ней повторяющиеся значения, или в файле с общим доступом внесли одинаковые данные два разных пользователя, что привело к задвоению и т.д. Дубликаты могут возникнуть в одном столбце, в нескольких столбцах или даже во всем листе. В Microsoft Excel реализовано несколько инструментов поиска, выделения и, при необходимости, удаления повторяющихся значений. Ниже описаны основные методики определения дубликатов в Excel.
1. Удаление повторяющихся значений в Excel (2007+)
Предположим, у вас имеется таблица, состоящая из трех столбцов, в которой присутствуют одинаковые записи и вам необходимо избавится от них. Выделяем область таблицы, в которой хотите удалить повторяющиеся значения. Вы можете выделить один или несколько столбцов, или всю таблицу целиком. Переходим по вкладке Данные в группу Работа с данными , щелкаем по кнопке Удалить дубликаты.
Если в каждом столбце таблицы имеется заголовок, установить маркер Мои данные содержат заголовки. Также проставляем маркеры напротив тех столбцов, в которых требуется произвести поиск дубликатов.
Щелкаем ОК, диалоговое окно будет закрыто и строки, содержащие дубликаты будут удалены.
Данная функция предназначена для удаления записей, которые полностью дублируют строки в таблице. Если вы выделили не все столбцы для определения дубликатов, строки с повторяющимися значениями также будут удалены.
2. Использование расширенного фильтра для удаления дубликатов
Выберите любую ячейку в таблице, перейдите по вкладке Данные в группу Сортировка и фильтр , щелкните по кнопке Дополнительно.
Расширенный фильтр, необходимо установить переключатель в положение скопировать результат в другое место, в поле Исходный диапазон указать диапазон, в котором находится таблица, в поле Поместить результат в диапазон указать верхнюю левую ячейку будущей отфильтрованной таблицы и установить маркер Только уникальные значения. Щелкаем ОК.
На месте, указанном для размещения результатов работы расширенного фильтра, будет создана еще одна таблица, но уже с отфильтрованными, по уникальным значениям, данными.
3. Выделение повторяющихся значений с помощью условного форматирования в Excel (2007+)
Выделяем таблицу, в которой необходимо обнаружить повторяющиеся значения. Переходим по вкладке Главная в группу Стили, выбираем Условное форматирование -> Правила выделения ячеек -> Повторяющиеся значения.
В появившемся диалоговом окне Повторяющиеся значения, необходимо выбрать формат выделения дубликатов. У меня по умолчанию установлено светло-красная заливка и темно-красный цвет текста. Обратите внимание, в данном случае Excel будет сравнивать на уникальность не всю строку таблицы, а лишь ячейку столбца, поэтому если у вас имеются повторяющиеся значения только в одном столбце, Excel отформатирует их тоже. На примере вы можете увидеть, как Excel залил некоторые ячейки третьего столбца с именами, хотя вся строка данной ячейки таблицы уникальна.
4. Использование сводных таблиц для определения повторяющихся значений
Воспользуемся уже знакомой нам таблицей с тремя столбцами и добавим четвертый, под названием Счетчик, и заполним его единицами (1). Выделяем всю таблицу и переходим по вкладке Вставка в группу Таблицы, щелкаем по кнопке Сводная таблица.
Создаем сводную таблицу. В поле Название строк помещаем три первых столбца, в поле Значения помещаем столбец со счетчиком. В созданной сводной таблице, записи со значением больше единицы будут дубликатами, само значение будет означать количество повторяющихся значений. Для большей наглядности, можно отсортировать таблицу по столбцу Счетчик , чтобы сгруппировать дубликаты.
Очень удобной функцией в приложении CCleaner является поиск дубликатов файлов. Очень часто на компьютере существуют идентичные по дате, размеру и названию файлы. Безусловно, некоторые из них нужны, а некоторые могли быть созданы случайно или загружены несколько раз из интернета. Все эти файлы в итоге накапливаются, свободного места становится все меньше и меньше, и, в итоге, компьютер начинает притормаживать. Поэтому, время от времени, от таких файлов нужно избавляться. Если вы продвинутый пользователь ПК, то вам не составит труда найти файлы дубликаты CCleaner какие удалять, но если вы новичок в этом деле, тогда мы поможем вам в этом разобраться.
Какие файлы не нужно удалять
Прежде чем начать поиск дубликатов и удалить их, давайте рассмотрим можно ли удалять файлы дубликаты Сиклинер? Для начала, хотелось бы отметить, что программа не даст удалить абсолютно все копии файла. Один из них обязательно должен остаться нетронутым. Далее, не рекомендуем удалять системные файлы. Наличие у них дубликатов вполне нормальное явление. Как правило системные файлы расположены на диске С в папке Windows.
Файлы, какие можно удалить
Как правило, компьютер состоит из нескольких разделов (дисков). Объем информации, который хранится на каждом из них, скорее всего, впечатляющий. Там есть и картинки, и музыка, и видео, и фотографии, и еще много всего. Некоторые из повторяющихся файлов могли быть продублированы пользователем ошибочно, например, по забывчивости файл был сохранен в разные разделы. Некоторые файлы могли быть загружены с интернета несколько раз и т.д. И когда программа находит такие файлы, то можно смело удалять их с вашего компьютера.
Поиск дубликатов
Во вкладке «Сервис » есть раздел «Поиск дублей ».
В этом разделе, на усмотрение пользователя, можно задать критерии поиска. Можно задать поиск дубликатов по какому-либо одному параметру поиска: по размеру, по дате, по имени и по содержимому или по нескольким параметрам одновременно, отмечая их галочками.
Также можно определить те файлы, которые необходимо пропускать. Здесь есть несколько вариантов:
- Файлы нулевого размера;
- Файлы, которые доступны только для чтения;
- Скрытые файлы;
- Системные файлы;
- Файлы, размер которых не превышает заданный вами объем мегабайт;
- Файлы, размер которых больше заданного объема мегабайт.
Во вкладке «Включения » можно указать места, в которых будет осуществляться поиск. Для проверки какой-либо определенной папки необходимо выбрать «Добавить ». Появится следующее окошко
Нажимаем на кнопку «Обзор » и выбираем желаемую папку, указав путь к ней.
Во вкладке «Исключения » можно задать те папки, которые не должны быть затронуты при поиске.
Добавить их можно аналогично вкладке «Включения ». Нажимаем «Обзор » и выбираем данную папку.
После установки всех параметров поиска нажимаем на кнопку «Найти ».
Результаты поиска дубликатов
После поиска, результаты будут показаны в виде таблицы.
В ней будет указано имена файлов, места, где они расположены, их размеры и даты создания.
Чтобы удалить дубликаты, ставим напротив них галочки. Если вы нажмете правой кнопкой мыши на каком-нибудь файле, то появится контекстное меню.
| Выделить все | Возможность отметить все найденные дубликаты. У всех файлов останется только одна копия – нижняя. |
| Снять выделение | Возможность убрать отметку со всех найденных дубликатов, в случае их выделения. |
| Выделить тип/Снять с типа | Возможность отметить (снять отметку) все файлы одинакового типа. |
| Исключить/Ограничить/Выбрать дубликаты | Возможность произвести выбранное действие применительно к одной из папок, в которых находится файл. |
| Сохранить отчет… | Возможность сохранения отчета в текстовом документе. |
| Открыть папку | Позволяет открыть папку, в которой располагается данный файл. |
После того, как вы выбрали все дубликаты, которые хотите удалить, нажимаем на кнопку «Удалить ».
Распространенный вопрос как найти и удалить дубликаты в Excel. Предположим вы выгрузили месячный отчет из вашей учетной системы, но в итоге вам нужно понять какие контрагенты вообще взаимодействовали с компанией за этот период — оставить список контрагентов без повтарений. Как отобрать уникальные значения?
Можно ли удалить задвоеные, затроенные и так далее значения в Excel по нескольким столбцам?
Можно, причем очень просто. Для этого есть специальная функция. Предварительно выберите диапазон, где нужно удалять дубликаты. На ленте заходим Данные — Удалить дубликаты (смотрите картинку в начале статьи).
Выбираем первый столбец
При этом важно понимать, что если вы выберите только первый столбец, то все данные в не выбранных столбцах удаляться в случае неуникальности.
Очень удобно!
2. Как выделить все дубликаты в Excel?
Уже слышали про ? Да, здесь оно еще как поможет! Выделяете столбец в котором надо пометить дубликаты, выбираете в меню Главное — Условное форматирование — Правила выделения ячеек — Повторяющиеся значения…
В открывшемся окне Повторяющиеся значения, выберите какие ячейки выделяем (уникальные или повторяющиеся), а так же формат выделения, либо из преложенных, либо создайте Пользовательский формат. Предустановлено форматом будет красная заливка и красный текст.
Нажимаете ОК, если не хотите изменять форматирование. Теперь все данные по выбранным условиям подкрасятся.
Отмечу, что инструмент применяется только для выбранного одного (!) столбца.
Кстати, если нужно увидеть уникальные, то в окне слева выберите — уникальные.
3. Уникальные значения при помощи сводных таблиц
Признаюсь честно, когда-то я не подозревал о существовании возможности «удалить дубликаты» и пользовался сводными таблицами. Как я это делал? Выделяете таблицу, в которых надо найти уникальные значения — Вставка —
Поиск дублей в Excel – это одна из самых распространенных задач для любого офисного сотрудника. Для ее решения существует несколько разных способов. Но как быстро как найти дубликаты в Excel и выделить их цветом? Для ответа на этот часто задаваемый вопрос рассмотрим конкретный пример.
Как найти повторяющиеся значения в Excel?
Допустим мы занимаемся регистрацией заказов, поступающих на фирму через факс и e-mail. Может сложиться такая ситуация, что один и тот же заказ поступил двумя каналами входящей информации. Если зарегистрировать дважды один и тот же заказ, могут возникнуть определенные проблемы для фирмы. Ниже рассмотрим решение средствами условного форматирования.
Чтобы избежать дублированных заказов, можно использовать условное форматирование, которое поможет быстро найти одинаковые значения в столбце Excel.
Пример дневного журнала заказов на товары:
Чтобы проверить содержит ли журнал заказов возможные дубликаты, будем анализировать по наименованиям клиентов – столбец B:
Как видно на рисунке с условным форматированием нам удалось легко и быстро реализовать поиск дубликатов в Excel и обнаружить повторяющиеся данные ячеек для таблицы журнала заказов.
Пример функции СЧЁТЕСЛИ и выделение повторяющихся значений
Принцип действия формулы для поиска дубликатов условным форматированием – прост. Формула содержит функцию =СЧЁТЕСЛИ(). Эту функцию так же можно использовать при поиске одинаковых значений в диапазоне ячеек. В функции первым аргументом указан просматриваемый диапазон данных. Во втором аргументе мы указываем что мы ищем. Первый аргумент у нас имеет абсолютные ссылки, так как он должен быть неизменным. А второй аргумент наоборот, должен меняться на адрес каждой ячейки просматриваемого диапазона, потому имеет относительную ссылку.
Самые быстрые и простые способы: найти дубликаты в ячейках .
После функции идет оператор сравнения количества найденных значений в диапазоне с числом 1. То есть если больше чем одно значение, значит формула возвращает значение ИСТЕНА и к текущей ячейке применяется условное форматирование.
Воспользуемся возможностями условного форматирования. Эту тему мы уже рассматривали в статье , а теперь применим для решения другой задачи.
Ищем повторяющиеся записи в Excel 2007
Выделим столбец, в котором будем искать дубликаты (в нашем примере это столбец с каталожными номерами), и на главной вкладке ищем кнопку «Условное форматирование». Далее по пунктам, как на рисунке.
В новом окне нам остается только согласиться с предлагаемым цветовым решением (или выбрать другое) и нажать «ОК».
Теперь повторяющиеся значения у нас окрашены в красный цвет. Но они разбросаны по всей таблице и это неудобно. Нужно отсортировать строки, чтобы собрать их в кучку. Обратите внимание, что в приведенной таблице есть столбец «№ п/п», содержащий номера строк. Если у вас его нет, его следует сделать, чтобы мы потом смогли восстановить исходный порядок данных в таблице.
Выделяем всю таблицу, переходим на вкладку «Данные» и жмем на кнопку «Сортировка». В новом окне нам нужно задать порядок сортировки. Выставляем нужные нам значения и добавляем следующий уровень. Нам нужно отсортировать строки сначала по цвету ячеек, а потом по значению в ячейке, чтобы дубликаты оказались рядом друг с другом.
Разбираемся с найденными дубликатами. В данном случае повторяющиеся строки можно просто удалить.
Обратите внимание, что по мере удаления дубликатов красные ячейки возвращают себе белый цвет.
Избавившись от цветных ячеек, снова выделим всю таблицу и отсортируем ее по столбцу «№п/п». После этого останется только поправить сбившуюся из-за удаленных строк нумерацию.
Как это сделать в Excel 2003
Здесь будет немного сложнее – придется использовать логическую функцию «СЧЕТЕСЛИ()».
Войдите в ячейку с первым значением, среди которых вы будете искать дубликаты.
- Формат.
- Условное форматирование.
В первом поле выберите «Формула» и введите формулу «=СЧЕТЕСЛИ(C;RC)>1». Только не забудьте вовремя переключить раскладку – «СЧЕТЕСЛИ» набирается в русской раскладке, а «(C;RC)>1» в английской.
Цвет выберите, нажав на кнопку «Формат» на закладке «Вид».
Теперь нам нужно скопировать этот формат на весь столбец.
- Правка.
- Копировать.
Выделяем весь столбец с проверяемыми данными.
- Правка.
- Специальная вставка.
Выбираем «Форматы», «ОК» и условное форматирование скопировалось на весь столбец.
Покоряйте Excel и до новых встреч!
