Для обеспечения информационной совместимости ИС разных уровней разработана Единая система классификации и кодирования (ЕСКК). ЕСКК предназначена для выполнения следующих функций:
централизованной разработки общесистемных (общегосударственных) классификаторов;
пополнения и обновления, своевременного и систематического оповещения организаций обо всех изменениях, внесенных в классификаторы;
ответов на разовые запросы;
оптимизации структуры классификаторов;
проведения работы по созданию информационно-поисковых языков.
Схема структуры ЕСКК приведена на рис. 7.6. В состав ЕСКК входят три составные части. Первая ее часть «Комплекс нормативно-технических и методологических материалов» включает в себя документы, которые регламентируют:
состав системы, цели системы, задачи и всю используемую терминологию системы;
принципы и методы классификации и кодирования;
принципы сопряжения и взаимодействия классификаторов;
структуру работ по созданию и внедрению системы.
Рис. 7.6. Схема структуры ЕСКК
Второй частью является «Комплекс общесистемных классификаторов (ОК)», в который входят следующие группы классификаторов:
1. Классификаторы о природных и трудовых ресурсах:
специальностей;
полезных ископаемых и т.д.
профессии рабочих;
должности служащих;
2. Классификаторы о продуктах труда и производственной деятельности:
услуг: в промышленности, строительстве, сельском хозяйстве, транспорте, материально-техническом снабжении;
услуг населению.
промышленной и сельскохозяйственной продукции;
строительной продукции;
3. Классификаторы структуры народного хозяйства и объектов административно-территориального деления:
органов государственного управления;
объектов административно-территориального деления;
пунктов погрузки и разгрузки.
Предприятий и организаций;
Отраслей народного хозяйства;
4. Классификаторы управленческой информации и документации:
Единиц измерения;
Технико-экономических показателей;
Управленческой документации;
Технической документации, обозначений стандартных и технических условий;
Технологической документации;
Операций и деталей.
Все общесистемные классификаторы в зависимости от используемой системы классификации в процессе их проектирования" построены по двум принципам.
Первый принцип основывается на идентификации объектов внутри классификационных группировок. Для примера рассмотрим структуруОбщесистемного классификатора промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП), который основывается на использовании иерархической системы классификации и состоит из двух блоков:блока наименования и блока идентификации. Блок идентификации состоит из классификационной, регистрационной и контрольной части кода (рис. 7.7).
Классификационная часть включает группировки по следующим признакам:
подкласс;
подгруппа;
Рис. 7.7. Схема структуры ОКП
Второй принцип основан на применении раздельной идентификации и классификации и фасетной системе классификации, что отражается в структурной формуле классификатора, которая включает три блока: идентификации, классификации и наименования.
Для примера рассмотрим структуру Общесистемного классификатора предприятий и организаций (ОКПО). Этот классификатор основан на использовании фасетной системы классификации. Он состоит из трех блоков (рис.7.8):
1) блока идентификации, включающего в себя код отрасли, регистрационный номер предприятия и контрольную часть кода;
2) блока наименования;
3) блока классификации, состоящего из следующих фасетов:
фасета подчиненности - Ф1 , в котором можно выделить признаки: код министерства, код управления, код треста;
фасета административно-территориальной принадлежности -Ф2;
фасета отраслевой принадлежности - ФЗ .
В составе автоматизированной системы ведения общесистемных классификаторов (АСВОК) можно выделить три типа подсистем: объектные, функциональные и обеспечивающие.
Рис. 7.8. Схема структуры ОКПО
Объектные подсистемы объединяют предприятия, отрасли, отраслевые институты, которые отвечают за передачу информации об изменениях, происходящих в заданной номенклатуре, число которых может быть равно числу общесистемных классификаторов.
Функциональные подсистемы объединяют однотипные технологические процессы по ведению общесистемных классификаторов и включают в свой состав подсистемы сбора, хранения, внесение коррективов; регулярного обслуживания абонентов; обслуживания по разовым запросам; развития АСВОК, включая оптимизацию структуры классификаторов, устранение недействительных ветвей классификаторов, стандартизацию терминологии.
Обеспечивающие подсистемы состоят из типового набора подсистем, к которым относят программное, техническое, информационное и лингвистическое обеспечение.
В состав информационного обеспечения АСВОК входят:
тезаурус; сводные эталонные файлы классификаторов; дополнительные эталонные файлы дополнений и исключаемых позиций;
файлы поисковых образов позиций классификаторов; файлы незанятых позиций; таблицы сопряжения классификаторов; вспомогательный файл организаций, ответственных за ведение классификаторов; таблицы периодичности оповещения организаций и вспомогательные файлы интересов абонентов.
Тема « Информационное обеспечение» Информационное обеспечение ИС совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методологии построения баз данных.
Информационные ресурсы и экономическая информация Информационные ресурсы - информация, зафиксированная на материальном носителе и хранящаяся в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках и др.). Экономическая информация - неотъемлемая и наиболее важная составляющая информационных ресурсов общества: информация, отражающая и обслуживающая процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ;
Разновидности экономической информации По стадиям возникновения: исходная (первичная): o планово- директивная; o учетно-отчетная. производная (вторичная): o промежуточная; o окончательная (результатная). По принадлежности: Сфера материального производства: o по отраслям и подотраслям экономики; Сфера нематериального производства; o по отраслям и подотраслям экономики. По временным стадиям управления: Прогнозная; Плановая; Учетная Для анализа хозяйственной деятельности; Для оперативного управления; Для составления отчетности. По стадиям воспроизводства и элементам производственного процесса: Снабжение; Производство;; Распределение; Потребление. По критериям соответствия отражаемым явлениям: Достоверная; Недостоверная. По полноте отражения событий: Достаточная (полная), Недостаточная; Избыточная. По стабильности во времени: Постоянная (условно- постоянная); Переменная: По отношению к процессу обработки в системах управления: Входная; Промежуточная; Выходная. Классификационные признаки
Ценность информации зависит от того, какие задачи решаются с ее помощью. Актуальную информацию важно иметь при работе в постоянно изменяющихся условиях Информация достоверна, если она не искажает истинное положение дел Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений Требования к экономической информации достоверность и полнота Информация считается ясной и понятной, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена ценность и актуальность ясность и понятность
Структура информации Структуру информации рассматривают с позиций двух взаимосвязанных аспектов: состав элементов, образующих структуру информации; взаимосвязь между элементами этой структуры. Выделяют: простые единицы информации; и составные (сложные) единицы информации. Составной единицей информации (СЕИ) называют единицу информации, состоящую из определенной совокупности других единиц информации, ассоциативно связанных между собой. Единицу информации, входящую в СЕИ, называют составляющей единицей информации. Простой, элементарной составляющей единицей экономической информации является реквизит.
Свойства и характеристики реквизита Свойства реквизита: отдельно взятый реквизит не может полностью характеризовать экономический процесс или объект; отдельный реквизит может входить в состав различных экономических показателей. Характеристики реквизита: имя; тип; значение.
Свойства и характеристики реквизита В зависимости от характера отображаемого свойства реквизиты делятся на реквизиты-признаки - отражают качественные свойства экономического объекта, процесса или явления (могут быть выражены в алфавитном, цифровом или алфавитно- цифровом виде, служат для логической обработки составных единиц: для поиска, сортировки, группировки, выборки и т.д.) реквизиты-основания - характеризуют количественную сторону процесса или объекта
Понятие показателя Экономический показатель является основной структурной единицей, состоящей из определенной совокупности реквизитов, характеризующей конкретный объект, факт, процесс и т.п. с количественной и качественной стороны. Определения понятия «показатель»: в практике учета, статистики, планирования и т.п.: показатель - качественно определенная переменная величина, которой может быть поставлено в соответствие множество возможных количественных значений, а также алгоритмы их вычисления по различным исходным данным;
Понятие показателя в теории и практике автоматизированной обработки данных: показатель – это высказывание, содержащее количественную характеристику какого-либо свойства отображаемого объекта. (высказывание содержит единственное количественное значение и определенный набор качественных признаков, необходимых для его однозначной идентификации).
Состав экономического показателя Включает один реквизит-основание и группу взаимосвязанных с ним и между собой по смыслу реквизитов-признаков. Имеет название (наименование), раскрывающее его основной экономический смысл. В состав наименования показателя входят термины, обозначающие: измеряемый объект, т.е. что происходит с объектом (наличие, мощность, выпуск, затраты, себестоимость, потери, прибыль и т.п.); формальную характеристику, т.е. как он считается (сумма, объем, прирост, процент, разность, средняя и т.п.).
Состав экономического показателя Дополнение (дополнительные признаки) уточняет конкретное количественное значение показателя. К таким признакам относятся термины, обозначающие: время, к которому относится данный показатель (момент или период); единицу измерения (кг, шт., руб., и т.п.); вид данных по функциям управления (плановый, фактический, нормативный и т.п.), указывающие на то, кто производит действие над измеряемым объектом, где объект находится, перемещается.
Виды показателей По признаку формальной характеристики: абсолютные; относительные; По признаку процесса: характеризующие состояние; характеризирующие изменение объекта. По признаку объекта: показатели населения и трудовых ресурсов; показатели природных ресурсов; показатели продукции; показатели основных фондов; показатели финансов и т.п. Показатели: первичные; вторичные (производные, расчетные).
Составные структурные единицы информации Экономический документ - определенным образом организованная совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей: как правило, имеет табличную форму, включающую 3 части: o общая часть - содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов для всех показателей, представленных в документе (шапка документа). o предметная часть - включает реквизиты, характеризующие особенности отдельных экономических показателей многострочного документа. o оформительская часть - содержит атрибуты, придающие документу юридическую силу.
Составные структурные единицы информации Информационный массив - набор данных (документов) одной формы (одного названия) со всеми их значениями либо сочетание таких наборов данных, относящихся к одной задаче (укрупненный информационный массив): в системах обработки информации является основной структурной единицей, предназначенной для хранения, передачи и обработки информации. Информационный поток - совокупность информационных массивов относительно конкретной управленческой деятельности. Информационная база - вся совокупность информации реального экономического объекта.
Классификация информационных массивов Постоянные (условно-постоянные) и переменные: постоянные массивы содержат нормативно- справочную информацию (НСИ) длительного хранения и многократного использования; переменные массивы содержат исходную и промежуточную информацию, отражающую текущее состояние объекта управления. Основные и вспомогательные: основные массивы предназначаются для хранения информации в процессе обработки данных и решения задач управления; вспомогательные массивы являются производными от массивов НСИ путем логической обработки последних в целях обеспечения более рационального процесса решения задачи.
Классификация информационных массивов Входные, промежуточные (внутренние), выходные (результатные); входные и выходные массивы определяют характер их отношения к рассматриваемым информационным процессам обработки данных; промежуточные массивы носят служебный характер, содержат результаты предыдущих расчетов, полученных при решении задач и используемых в качестве исходных данных при решении последующих задач.
Классификация информационных массивов Текущие (рабочие) и служебные. текущие (рабочие) массивы содержат информацию о состоянии управляемого объекта или процесса на данный момент времени. служебные массивы (различного рода справочники, каталоги, нормативные документы и т.д.) хранят информацию, которая может быть непосредственно не связанной с объектом управления, но являться одной из необходимых информационных составляющих для реализации процессов решения задач управления.
Классификация Классификация – система распределения объектов (предметов, явлений, процессов, понятий) по классам в соответствии с установленными признаками сходства или различия. Классификация объектов – это процедура группировки на качественном уровне, направленная на выделение однородных свойств.
Иерархическая система исходное множество элементов составляет 0- й уровень и делится в зависимости от выбранного классификационного признака на классы (группировки), которые образуют 1-й уровень; каждый класс 1 -го уровня в соответствии со своим, характерным для него классификационным признаком делится на подклассы, которые образуют 2-й уровень; каждый класс 2-го уровня аналогично делится на группы, которые образуют 3-й уровень, и т.д.
Классификация студентов по месту учебы Факультет ФиК БУМО Курс Группа Ф1-1Ф3-1 М1-1М1-2 К1-1К1-5 Студенты Все студенты ФА
Недостатки иерархической системы жесткая структура, которая приводит к сложности внесения изменений, так как приходится перераспределять все классификационные группировки; невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков; нерациональное дублирование одних и тех же признаков на разных ветвях классификационного дерева.
Фас ет Фак-т Форма обучения Курс Пол ФД1 м УВ2 ж МДс Фасеты и их значения
ФИО Ким А. Кац Б. Ли. Д Чан Дж.... Пол ж ж ж м Классификация объектов Ф-т М М У у Форма обучения Д В Дс В Курс
Учет (240) МЭО (160) Кредит (320) Дневной(480) Вечерний (150) Дистанц.(90) Распределение объектов по классам Двумерная графическая интерпретация
Учет МЭОКредит Дневная Вечерняя Дистанц D- интерпретация фасетной классификации 1 1 1
Дескрипторная классификация Для организации поиска информации, для ведения тезаурусов (словарей) эффективно используется дескрипторная (описательная) система классификации, язык которой приближается к естественному языку описания информационных объектов. Особенно широко она используется в библиотечной системе поиска.
Дескрипторная классификация Суть дескрипторного метода классификации заключается в следующем: 1. Отбирается совокупность ключевых слов или словосочетаний, описывающих определенную предметную область или совокупность однородных объектов. Причем среди ключевых слов могут находиться синонимы;
Классификаторы На основе систем классификации и кодирования разрабатываются разные виды классификаторов. Под классификатором понимается систематизированный свод единиц информации и их кодовых обозначений. Основное назначение классификаторов: однозначное обозначение объектов; группировка информации по ряду признаков; минимизация объемов хранимых данных в информационной базе системы; ускорение процедур поиска и обмена данными в компьютерной среде.
Другие классификаторы Региональные классификаторы создаются и действуют в пределах территории (края, области, города, района). Локальные классификаторы создаются и действуют в пределах отдельных организаций с учетом специфических особенностей конкретного объекта Пример, коды табельных номеров работников, коды лицевых счетов клиентов банка, коды подразделений и др. Локальные классификаторы должны обеспечивать однозначное взаимодействие с соответствующими общегосударственными и отраслевыми классификаторами.
Форма документа Заголовочная часть документа включает сведения об организации - авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер, т.е. постоянные реквизиты признаки и их коды). Содержательная часть документа является основной частью документа, раскрывающей его суть и назначение. (например, переменные реквизиты-признаки, их коды, реквизиты основания) В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также вспомогательные надписи на документах, облегчающие работу с ними.
Система документооборота Документооборот - маршрут движения документов в информационной системе от момента выполнения первой записи до сдачи их в архив. Потоки документов: входящие - директивные документы, законодательные акты, нормативные документы, договоры, контракты и др.; внутренние - бухгалтерские, финансовые и др., а также «канцелярские» документы (приказы, письма, инструкции и пр.) - электронный офис; исходящие (отчетные документы).
Система документооборота позволяет: разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями; формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов; контролировать работу исполнителей и выполнение или временных графиков; обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте; отправлять и принимать документы; вести хранилище документов и обрабатывать их.
Популярные системы Word «Галактика" "Евфрат-Документооборот" «Клиент-банк" "1С:Электронный документооборот" "Гран-Док" "1С:Электронная почта"
Базы данных – определения База данных – совокупность определенным образом структурированных, взаимосвязанных данных, предназначенных для хранения и обработки, обеспечивающих решение комплекса задач управления. База данных – единое хранилище информации предприятия.
Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.
Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.
Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства.
Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:
1. чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;
2. одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;
3. работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;
4. имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.
Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационною обеспечения.
Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результирующей информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.
Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:
1. исключение дублирующей и неиспользуемой информации;
2. классификацию и рациональное представление информации.
При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.
Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:
1-й этап - обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:
1. понять специфику и структуру деятельности;
2. построить схему информационных потоков;
3. проанализировать существующую систему документооборота;
4. определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.
ИО - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных.
Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений.
ИО банковской системы представляет собой информационную модель данного объекта.
Для создания ИО нужно ясное понимание целей и задач, функций системы управления; совершение системы документооборота; выявление движения информации от момента ее возникновения и до ее использования на различных уровнях управления; наличие и использование классификации и кодирования информации; создание массивов информации на машинных носителях; владение методологией создания информационных моделей.
При организации ИО используется системный подход, обеспечивающий создание единой информационной базы; разработку типовой схемы обмена данными между различными уровнями системы и внутри каждого уровня; организацию единой схемы ведения и хранения информации; обеспечение решаемых задач исходными данными;
Основными функциями ИО являются наблюдение за ходом производственно-хозяйственной деятельности, выявление и регистрация состояния управляемых параметров и их отклонение от заданных режимов; подготовка к обработке первичных документов, отражающих состояние управляемых объектов; обеспечение автоматизированной обработки данных; осуществление прямой и обратной связи между объектами и субъектами управления.
ИО автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного и внутримашинного ИО.
Внемашинное включает систему классификации и кодирования экономической информации; систему документации; схему информационных потоков (документооборота: первичные, результативные, нормативно-справочные документы).
Внутримашинное ИО содержит массивы данных на машинных носителях и программу организации доступа к этим данным.
14. Внемашинное ИО .
Внемашинное ИО - информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств (документы).
Классификация - система распределения объектов по классам в соответствии с определенным признаком (основание классификации). Объекты необходимо классифицировать для:
Выявления общих свойств информационного объекта, который определяется информационными параметрами (реквизиты). Реквизиты представляются либо числами (год, стоимость), либо признаками (фамилия, цвет);
Для разработки правил, алгоритмов обработки информации.
При классификации нужно соблюдать требования полнота охвата; однозначность реквизитов; возможность включения новых объектов.
Классификаторы бывают: общегосударственные, отраслевые, локальные (внутри одного п/п).
Существует две системы классификации объектов: иерархическая и фасетная.
При иерархической системе множество объектов разбивается на соподчиненные подмножества. Каждый объект на определенном уровне характеризует конкретное значение выбранного признака классификации. Для последующей классификации нужно задать новые признаки. Количество уровней классификации называется глубиной классификации. Плюсы: простота построения, использование независимых классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры. Минусы: жесткая структура - сложно ввести изменения, невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков.
Фасетная система - позволяет выбирать признаки классификации (фасеты) независимо друг от друга. Каждый фасет содержит совокупность однородных значений данного классификационного признака. Плюсы: использование большого числа признаков классификации; возможность модификации всей системы без изменения структуры группировок. Минусы: сложность построения - нужно учитывать все многообразие фасетов.
Классификация - основа кодирования.
Кодирование - процесс присвоения условного обозначения объектам классификации. Цель кодирования - представление информации в более компактном и удобной форме при записи ее на машинный носитель; приспособление к передаче по каналам связи; упрощение логической обработки. Система кодирования применяется для замены названия объекта на какой-либо код. Код строится на основе использования букв и цифр. Код характеризуется длиной (числом позиций), структурой (порядком расположения символов).
Методы в системе кодирования: классификационный и регистрационный.
Классификация системы кодирования - предварительная классификация объектов. Существует поразрядная классификация; система повторения; комбинированная система.
Регистрационная - не требует предварительной классификации объектов. Существует порядковая и серийная.
Порядковая система кодирования - последовательная нумерация объектов числами натурального ряда. Используется когда кол-во объектов невелико (1,2,3 .) Плюсы: простота и малозначность. Минусы: с появлением новых объектов логическая стройность нарушается.
Серийная система кодирования предполагает деление объектов на классы, серии. Внутри серии - порядковая система. Используется когда количество групп невелико (1.1, 1.2 .2.2, 2.2 .). Плюсы: возможно предусмотреть резерв серии; можно подвести итог по серии. Минусы: нужно предусмотреть правильный резерв.
Поразрядная (позиционная) система - используется для кодирования сложных номенклатур, объекты которых могут формироваться по различным признакам. Например. К-4-2: К - позиция для института, 4 - позиция курса, 2 - позиция группы. Плюсы: четкое выделение классификационных признаков; логичность построения.
Система повторения - используются буквенные или цифровые обозначения, непосредственно характеризующие объект. Например, план счетов. Счет 10 - сырье и материалы. Внутри счета - несколько субсчетов, раскрывающих содержание счета.
Комбинированная система - используется для кодирования больших и сложных номенклатур, которые необходимо группировать по нескольким соподчиненным или независимым признакам.
Значительная доля внемашинного ИО - документация. К документам предъявляется ряд требований по составу, содержанию. Единство требований составляет единую систему документации. Цель - обеспечить сопоставимость показателей различных сфер НХ.
Типичные ошибки в документации: большой объем лишней информации; дублирование. Поэтому к ней предъявляются единые требования.
Различают: входные документы (первичные) содержат необработанные сведения; выходные - результат обработки.(результативные).
Внемашинное ИО также включает информационные потоки. Схема информационных потоков отражает маршруты движения информации от источников формирования к получателю. Построение схем обеспечивает исключение дублирования, классификацию и рациональное представление информации, оптимизацию путей прохождения документов и рациональную обработку.
Единицы информационных потоков: документы, показатели, реквизиты.
15. Внутримашинное ИО.
Это совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам. ИО формирует информационную среду.
